Mitarbeiter im Firmenvideo, welche Einwilligung Sie brauchen
Echte Mitarbeitende machen ein Video glaubwürdig. Damit es später keinen Ärger gibt, braucht es vor dem Dreh eine saubere Einwilligung. Mit einer schriftlichen, klar formulierten Erklärung können Sie Ihr Video in der Regel auch dann weiter nutzen, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Dieser Ratgeber zeigt, was rechtlich gilt, was in die Erklärung gehört und wie Sie den Dreh so planen, dass niemand unter Druck gerät.
Warum eine Einwilligung nötig ist
Wer in einem Video erkennbar zu sehen ist, muss der Veröffentlichung grundsätzlich zustimmen. Das regelt § 22 des Kunsturhebergesetzes. Die gesetzlichen Ausnahmen, etwa für Versammlungen oder Personen als bloßes Beiwerk, passen auf Unternehmensvideos in aller Regel nicht. Daneben gilt die DSGVO, denn Bild und Stimme sind personenbezogene Daten.
Was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat
Maßgeblich für die Praxis ist ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 11. Dezember 2014 (8 AZR 1010/13). Drei Punkte daraus sind für Arbeitgeber bis heute wichtig.
Die Einwilligung muss schriftlich sein
Im Arbeitsverhältnis reicht ein mündliches Okay nicht. Die Schriftform macht deutlich, dass die Zustimmung unabhängig von den Pflichten aus dem Arbeitsvertrag erfolgt.
Freiwilligkeit ist möglich
Mitarbeitende können wirksam einwilligen, obwohl sie vom Arbeitgeber abhängig sind. Voraussetzung ist, dass ein Nein keine Nachteile hat.
Kein automatisches Ende beim Ausscheiden
Die Einwilligung erlischt nicht, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Ein Widerruf braucht nach dem Urteil einen plausiblen Grund, das Ausscheiden allein genügt nicht. Anders kann es aussehen, wenn gezielt mit der Person geworben wird, etwa als Gesicht einer Kampagne.
Seit Geltung der DSGVO ist umstritten, ob diese Linie in jedem Fall trägt, denn nach Datenschutzrecht kann eine Einwilligung grundsätzlich jederzeit widerrufen werden. Umso wichtiger sind eine Erklärung, die Zweck und Umfang genau beschreibt, und ein Video, das einen Widerruf verkraftet.
Was in die Einwilligung gehört
- welches Video entsteht und wofür, zum Beispiel Recruiting oder Imagefilm
- wo es veröffentlicht wird, etwa Website, Karriereseite, LinkedIn, Instagram oder Messe
- ob Name oder Funktion eingeblendet werden
- wie lange das Video genutzt werden soll
- ob auch Ausschnitte, Standbilder und gekürzte Fassungen erlaubt sind
- dass die Einwilligung freiwillig ist und ein Nein keine Folgen hat
- wie und bei wem ein Widerruf möglich ist
Je genauer die Erklärung, desto sicherer die spätere Nutzung. Holen Sie sie als eigenes Dokument ein, getrennt vom Arbeitsvertrag.
Sonderfälle, an die Sie denken sollten
Auszubildende unter 18 Jahren
Bei Minderjährigen sollten zusätzlich die Eltern unterschreiben. Planen Sie dafür genug Vorlauf ein.
Kunden, Gäste und Dienstleister
Wer erkennbar im Bild ist, braucht ebenfalls eine Einwilligung. Bei Veranstaltungen helfen Hinweise am Eingang, für hervorgehobene Personen bleibt die schriftliche Erklärung der sichere Weg.
Testimonials und Werbegesichter
Wer namentlich und als Fürsprecher auftritt, steht besonders im Mittelpunkt. Hier lohnt sich eine ausführliche Vereinbarung, die auch die Nutzung nach dem Ausscheiden regelt.
Betriebsrat
Gibt es einen Betriebsrat, informieren Sie ihn früh über das Projekt. Das schafft Vertrauen und vermeidet Verzögerungen kurz vor dem Dreh.
So planen Sie den Dreh ohne Druck
Früh fragen, nicht am Drehtag
Wer vor die Kamera möchte, meldet sich vorher. Ein spontanes Nein am Drehtag kostet Zeit und Stimmung.
Freiwillige statt Bestimmte
Menschen, die gern sprechen, wirken vor der Kamera natürlicher. Niemand sollte das Gefühl haben, er müsse.
Unterschrift vor der ersten Aufnahme
So steht fest, wer im Schnitt verwendet werden darf.
Mit Reserve schneiden
Wenn nicht eine einzelne Person den ganzen Film trägt, lässt sich ein Ausschnitt später leichter ersetzen.
Erklärungen sauber ablegen
Zusammen mit dem Video, damit sie bei einer Nachfrage schnell auffindbar sind.
Wie ein Drehtag mit Mitarbeitenden konkret abläuft, steht im Ratgeber zum Ablauf eines Recruiting-Videos.
Häufige Fragen zur Einwilligung im Firmenvideo
Reicht eine mündliche Zustimmung?
Im Arbeitsverhältnis nicht. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss die Einwilligung schriftlich erteilt werden.
Darf ich das Video weiter nutzen, wenn jemand kündigt?
In der Regel ja, wenn eine wirksame schriftliche Einwilligung vorliegt. Das Ausscheiden allein ist nach dem BAG kein Grund für einen Widerruf. Wer gezielt als Werbegesicht eingesetzt wurde, kann eher verlangen, dass nicht weiter mit ihm geworben wird.
Kann eine Einwilligung widerrufen werden?
Ja, nach dem BAG aber nur mit einem plausiblen Grund. Ob das unter der DSGVO uneingeschränkt gilt, ist umstritten. Planen Sie das Video deshalb so, dass einzelne Personen notfalls ersetzt werden können.
Brauchen Mitarbeitende im Hintergrund auch eine Einwilligung?
Wenn sie erkennbar sind, grundsätzlich ja. Die Ausnahme für Beiwerk greift nur, wenn eine Person neben dem eigentlichen Motiv völlig untergeordnet ist.
Wer holt die Einwilligung ein, das Unternehmen oder die Videoproduktion?
Das Unternehmen, denn es veröffentlicht das Video. In der Praxis hilft ein gemeinsamer Ablauf, bei dem alle Erklärungen vor dem Drehtag vorliegen.
Kann ich eine Vorlage verwenden?
Eine Vorlage ist ein guter Start, sollte aber an Ihr Projekt angepasst werden, vor allem bei Zweck, Kanälen und Nutzungsdauer. Lassen Sie sie im Zweifel einmal rechtlich prüfen.
Ein Dreh, bei dem sich Ihr Team wohlfühlt
Im Erstgespräch klären wir in 15 Minuten, wer vor die Kamera möchte und was vor dem Drehtag bereitliegen sollte.